Att ha struktur och kontroll på lagrade data är näst intill omöjligt. Av all data som ett företag besitter så är ungefär 15-20% i formen av strukturerad data, det vill säga att resterande mängd är baserad på filer och e-post. Av dessa 80% så används cirka 20% och av dessa byts endast 3-5% ut årligen. 

Detta innebär att cirka 75% av all datamängd i ett företag är “gammal och glömd”, vilket innebär att redan här har man ett massiv utmaning i att kontrollera och förstå innehåll och risker. Detta betyder inte att allt nödvändigtvis ska raderas eller rensas bort men företaget bör ha en strategi och plan för hur de enorma mängderna data, som dessutom ökar exponentiellt, ska hanteras. Att databasstrukturera alla data eller skaffa ett nytt dokumenthanteringssystem är sällan en bra lösning då detta istället leder till redundanta informationsmängder. Lösningen är istället att få kontroll på inte bara mängden data utan även på vilka system som används och av vem – och att minska antalet system utan att det uppstår små “öar” av information lokalt lagrat på medarbetarnas datorer. Något som tyvärr är mycket vanligt.

Lösningen är att minska antalet datalagringsytor där informationen samlas. Därefter tar det stora arbetet vid, det vill säga att få koll på den lagrade informationen.